Modello di organizzazione gestione e controllo ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231.
1. Premessa
L’ “A.V.O. -Associazione Volontari Ospedalieri – Regionale Piemonte ODV (di seguito anche “AVO Regionale Piemonte ODV”) è un’organizzazione prevista dalla legge n. 266/91, legge quadro sul volontariato. l’AVO Regionale Piemonte ODV si è costituito in data 07 Novembre 2002 come associazione di volontariato. Oggi sono 15 le associazioni locali associate. Dal ………. l’AVO Regionale Piemonte ODV è iscritto al Registro Regionale Persone Giuridiche Private (Dpr n. 361/2000) con decreto della Giunta Regione Piemonte n. …… del ……………..
AVO Regionale Piemonte ODV è protagonista riconosciuto nei servizi rivolti alle associazioni di volontariato, per le quali rappresenta un continuo punto di riferimento. Oggi come in origine, all’ AVO Regionale Piemonte ODV vengono riconosciute quelle doti di affidabilità, specializzazione, qualità ed innovazione di cui le associazioni sono i principali fruitori e diretti testimoni. I principali punti di forza che caratterizzano l’azione dell’ AVO Regionale Piemonte ODV sono: centralità dell’utente, flessibilità, trasparenza, completezza e modularità.
AVO Regionale Piemonte ODV, su precisa scelta degli organi direttivi risponde ad una sua etica: tanto al suo interno – nei rapporti interpersonali – quanto all’esterno, ponendo sempre i valori umani al primo posto. Chi lavora nell’ AVO Regionale Piemonte ODV si sente responsabile del proprio lavoro senza bisogno di fiscalismi e senza penalizzare la propria individualità. Si valorizza la libertà e si crea un gruppo unito dove ognuno ha un ruolo da svolgere per il bene di tutti.
Questi valori e principi, costruiti nel corso di quasi venti anni di storia, trovano oggi la loro naturale sintesi nel presente Codice Etico, in cui l’AVO Regionale Piemonte ODV rafforza con chiarezza i valori e le responsabilità che da sempre hanno contraddistinto la propria cultura. Accanto ai valori fondamentali ed ai principi generali di rispetto delle leggi, di onestà e di trasparenza, correttezza e buona fede, il Codice Etico pone in primo piano gli obiettivi di sviluppo sostenibile, fra cui il benessere delle persone che lavorano e collaborano con l’AVO Regionale Piemonte ODV e la propria responsabilità nei confronti del territorio.
Il Codice Etico costituisce inoltre parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (d’ora in poi “MOGC”) adottato dal AVO Regionale Piemonte ODV e rappresenta la base su cui è fondato il sistema di controllo preventivo ai fini del d. lgs. 231/01 (di seguito anche il “Decreto”).
2. Principi generali
Di seguito sono indicati i principi e valori ritenuti fondamentali, a cui devono far riferimento i diversi ‘stakeholders’ coinvolti per favorire il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione dell’ AVO Regionale Piemonte ODV.
Legalità
l’AVO Regionale Piemonte ODV, nello svolgimento delle proprie attività, agisce nel rispetto della legislazione e di tutte le norme vigenti nei territori nei quali si trova ad operare nonché del Codice etico, applicandole con rettitudine ed equità.
Riservatezza
l’AVO Regionale Piemonte ODV assicura la riservatezza delle informazioni e dei dati personali oggetto di trattamento e la protezione delle informazioni acquisite in relazione all’attività lavorativa prestata.
Trasparenza
l’AVO Regionale Piemonte ODV s’impegna ad informare, in modo chiaro e trasparente, tutti gli stakeholders in relazione alla propria situazione ed al proprio andamento, senza favorire alcun gruppo d’interesse o singolo individuo.
Dignità della persona
l’AVO Regionale Piemonte ODV s’impegna a promuovere il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona ed il rispetto della dimensione di relazione con gli altri. Garantisce condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri, tutela e promuove il valore delle risorse umane, allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio delle competenze possedute da ciascun collaboratore.
Onestà e correttezza
I rapporti con gli ‘stakeholders’ dell’ AVO Regionale Piemonte ODV sono improntati a criteri di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. I rapporti con l’esterno, le relazioni con i propri collaboratori devono essere improntati alla massima lealtà che consiste nell’agire con senso di responsabilità.
Qualità
l’AVO Regionale Piemonte ODV s’impegna a migliorare costantemente la qualità dei propri servizi.
Tutela dell’ambiente
l’AVO Regionale Piemonte ODV contribuisce in maniera costruttiva alla sostenibilità ecologica in tutte le proprie attività. L’impegno a salvaguardare l’ambiente si concretizza attraverso una programmazione delle attività deputate a perseguire un equilibrio tra iniziative economiche ed imprescindibili esigenze ambientali in conformità delle direttive nazionali ed internazionali in materia.
Responsabilità verso la collettività
l’AVO Regionale Piemonte ODV opera tenendo conto delle esigenze della comunità nel cui ambito svolge la propria attività e contribuendo alla promozione della qualità della vita, allo sviluppo economico, sociale, culturale e civile.
3. Destinatari
L’insieme dei principi etici, dei valori e delle regole comportamentali enunciati nel presente Codice devono ispirare l’attività di tutti coloro che operano, dall’interno o dall’esterno, nella sfera di azione dell’ AVO Regionale Piemonte ODV. In particolare, a titolo esemplificativo:
– i componenti di tutti gli organi apicali si ispirano ai principi del Codice nel fissare gli obiettivi;
– i dipendenti, nel dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adeguano le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal Codice;
– tutti coloro che operano in nome e per conto dell’ AVO Regionale Piemonte ODV uniformano la propria condotta al Codice.
E’ richiesto a tutti i Destinatari di osservare e, per quanto di propria competenza, di far osservare i principi contenuti nel Codice: in nessuna circostanza, la pretesa di agire nell’interesse dell’ AVO Regionale Piemonte ODV giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con quelli qui enunciati.
l’AVO Regionale Piemonte ODV si impegna a garantire una puntuale diffusione interna ed esterna del Codice mediante:
– distribuzione a tutti i componenti degli organi apicali ed a tutti i dipendenti;
– affissione in luogo accessibile a tutti;
– messa a disposizione dei Destinatari sul sito internet.
4. Relazioni con gli ‘stakeholders’
Il termine ‘stakeholders‘ indica quei soggetti coinvolti direttamente o indirettamente nell’attività dell’ AVO Regionale Piemonte ODV che hanno un qualche interesse in relazione alle decisioni, alle iniziative strategiche ed alle possibili azioni svolte dall’ AVO Regionale Piemonte ODV stesso.
Rientrano, pertanto, tra gli ‘stakeholders’, a titolo meramente esemplificativo, i dipendenti, i collaboratori a qualsiasi titolo, i fornitori, i cittadini, i procuratori, le istituzioni comunali, regionali e nazionali, le associazioni di categoria, le associazioni ambientali e, più in generale, chiunque sia interessato dall’attività dell’ AVO Regionale Piemonte ODV, sia a livello locale che nazionale.
La correttezza nei rapporti con tali soggetti è obiettivo irrinunciabile dell’ AVO Regionale Piemonte ODV, in quanto imperativo primario del Codice, nonché condizione idonea a favorire, tra l’altro, la fiducia reciproca con le associazioni, l’affidabilità dei fornitori, il miglioramento continuo dei rapporti con le risorse umane che prestano la propria attività nell’ AVO Regionale Piemonte ODV, lo sviluppo di un dialogo virtuoso con le comunità e le istituzioni locali, la gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione improntata a criteri di trasparenza e correttezza, la veridicità e completezza delle informazioni fornite agli organi di stampa, evitare e prevenire la commissione di atti illeciti e di reati, con particolare riferimento a quelli previsti dal D.Lgs. 231/2001 e successive modifiche e integrazioni. Per tale ragione, i comportamenti di tutti i Destinatari del Codice verso gli stakeholders devono essere coerenti e conseguenti ai principi del Codice.
5.1 Regole di condotta nei confronti dei fornitori
l’AVO Regionale Piemonte ODV si impegna a ricercare nei fornitori e collaboratori esterni professionalità idonea e la piena condivisione dei principi e contenuti del Codice e promuove la costruzione di rapporti duraturi per il progressivo miglioramento delle performance nella tutela e promozione dei principi e contenuti del Codice.
La professionalità e l’impegno dell’ AVO Regionale Piemonte ODV caratterizzano la selezione e la definizione delle azioni da sviluppare, dei metodi a cui impostare i progetti come pure la selezione dei fornitori, dei collaboratori esterni di volta in volta individuati per definire un rapporto complementare con la specifica professionalità, organizzando forme di collaborazione e di reciproco scambio e delegando ad essi l’esecuzione di parte delle proprie attività.
Gli apporti professionali e commerciali devono essere improntati a impegno e rigore professionale e devono, in ogni momento, essere allineati al livello di professionalità e responsabilità che caratterizza l’AVO Regionale Piemonte ODV con l’attenzione e la precisione richieste per perseguire il rispetto e la diffusione del proprio prestigio e della propria reputazione. Sono bandite e perseguite pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni di vantaggi, corresponsione di benefici materiali e immateriali nonché di altri vantaggi finalizzati ad influenzare o compensare rappresentanti di istituzioni come pure dipendenti dell’ AVO Regionale Piemonte ODV.
I fornitori, di beni o di servizi, sono selezionati secondo procedure rispettose delle leggi di volta in volta applicabili e costantemente improntate a criteri di trasparenza, concorrenzialità ed efficienza. A tal fine, i soggetti apicali ed i dipendenti responsabili delle funzioni aziendali che partecipano a detti processi devono:
– riconoscere ai partecipanti in possesso dei requisiti necessari, pari opportunità di partecipazione alla selezione;
– verificare, anche attraverso idonea documentazione, che dispongano di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità tecniche ed esperienza, sistemi di qualità e risorse adeguate alle esigenze e all’immagine dell’ AVO Regionale Piemonte ODV;
– verificare il rispetto della normativa in materia di lavoro, ivi incluso per ciò che attiene il lavoro minorile, la salute e la sicurezza dei lavoratori;
– verificare il non coinvolgimento, siano essi persone fisiche o giuridiche, in fatti di terrorismo.
Tutti coloro che operano in nome e/o per conto dell’ AVO Regionale Piemonte ODV:
– devono aderire all’intera documentazione contrattuale sottoposta dall’ AVO Regionale Piemonte ODV che comprende l’obbligo di rispettare il Codice e le regole di comportamento che l’AVO Regionale Piemonte ODV ha predisposto e comunicato;
– sono chiamati ad aderire all’obiettivo di attenzione alle esigenze del territorio, delle comunità locali e dei clienti che improntano l’attività dell’ AVO Regionale Piemonte ODV.
La realizzazione delle attività, da parte di coloro che operano in nome e/o per conto dell’ AVO Regionale Piemonte ODV siano essi chiamati a realizzare le proprie attività in autonomia, deve essere rispettosa delle procedure volte a garantire la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro.
5.2 Regola di condotta nei confronti delle associazioni
l’AVO Regionale Piemonte ODV uniforma la propria condotta nei rapporti con le associazioni a principi di trasparenza, affidabilità, responsabilità e qualità. I Destinatari, pertanto, devono:
– rispettare leggi e regolamenti che concernono lo svolgimento della propria attività;
– osservare scrupolosamente le disposizioni del presente Codice Etico;
– adottare un comportamento improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, caratterizzati dalla più alta professionalità.
5.3 Regole di condotta nella gestione delle risorse umane
l’AVO Regionale Piemonte ODV riconosce il ruolo centrale delle risorse umane nel raggiungimento della propria mission e, conseguentemente, adotta procedure e metodi di selezione, formazione e lavoro improntati al rispetto dei valori umani, dell’autonomia e responsabilità dei lavoratori. E’ interesse e imperativo dell’ AVO Regionale Piemonte ODV favorire lo sviluppo del potenziale di ciascun dipendente o collaboratore, promuovendo un ambiente, delle procedure e un’organizzazione del lavoro che siano costantemente improntati:
– al rispetto, anche in sede di selezione del personale, della personalità e della dignità di ciascun individuo, e che prevengano in ogni momento la creazione di situazioni di disagio, ostilità o intimidatorie;
– alla prevenzione di discriminazioni e abusi di ogni tipo;
– alla valorizzazione dello spirito innovativo e imprenditoriale, nel rispetto dei limiti delle responsabilità di ciascuno;
– alla definizione di ruoli, responsabilità, deleghe e disponibilità di informazioni idonee a far sì che ciascun membro dell’organizzazione possa assumere le decisioni che gli competono nell’interesse dell’ AVO Regionale Piemonte ODV.
5.4 Regole di condotta nei rapporti con la pubblica amministrazione
I rapporti con la pubblica amministrazione sono improntati alla massima trasparenza e correttezza. In particolare sono intrattenute necessarie relazioni, nel rispetto dei ruoli e delle funzioni attribuite in base alla legge, nonché in spirito di massima collaborazione con le amministrazioni dello Stato.
Le relazioni con i funzionari delle istituzioni pubbliche sono limitate alle funzioni preposte e regolarmente autorizzate nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione dell’ AVO Regionale Piemonte ODV.
A tal fine è fatto divieto di offrire, direttamente o attraverso intermediari, somme di denaro o altri mezzi di pagamento a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, al fine di influenzare la loro attività nell’espletamento dei propri doveri.
Tali prescrizioni non possono essere eluse ricorrendo a forme diverse di contribuzioni che, sotto veste di sponsorizzazioni, incarichi e consulenze, pubblicità ecc., abbiano le stesse finalità sopra vietate.
Atti di cortesia, come omaggi e forme di ospitalità, verso rappresentanti della pubblica amministrazione o pubblici ufficiali, sono consentiti purché di modico valore e tali da poter essere considerati usuali in relazione alla ricorrenza, da non compromettere l’integrità e la reputazione e da non influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario. In ogni caso tali spese devono sempre essere autorizzate secondo specifiche procedure aziendali e documentate in modo adeguato.
Allo stesso modo, tutti coloro che agiscono in nome e per contro dell’ AVO Regionale Piemonte ODV non possono ricevere omaggi o trattamenti di favore, se non nei limiti delle normali relazioni di cortesia e purché di modico valore.
5.5 Rapporti con gli organi di informazione
I rapporti tra l’AVO Regionale Piemonte ODV ed i mass media in genere spettano esclusivamente alle funzioni a ciò delegate e devono essere intrattenuti nel rispetto della politica di comunicazione definita dall’ AVO Regionale Piemonte ODV.
I Destinatari dell’ AVO Regionale Piemonte ODV non possono, pertanto, fornire informazioni ai rappresentanti dei mass media senza l’autorizzazione delle funzioni competenti.
In ogni caso, le informazioni e le comunicazioni relative all’ AVO Regionale Piemonte ODV e destinate all’esterno dovranno essere accurate, veritiere, complete, trasparenti e tra loro omogenee.
6. Trasparenza della contabilità e controlli interni, antiriciclaggio
l’AVO Regionale Piemonte ODV garantisce ai propri organi apicali trasparenza di azione ed il diritto ad essere informati, oltre che nei casi previsti dalla normativa vigente, su ogni circostanza ritenuta di interesse.
A tal fine predispone appositi flussi informativi.
6.1 Registrazioni contabili e conseguente formazione dei bilanci
Ogni operazione o transazione deve essere correttamente e tempestivamente registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla Legge e sulla base dei principi contabili applicabili; ogni operazione o transazione deve essere autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
Affinché la contabilità risponda ai requisiti di verità, completezza e trasparenza del dato registrato, deve essere conservata agli atti dell’ AVO Regionale Piemonte ODV un’adeguata e completa documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:
– l’accurata registrazione contabile di ciascuna operazione;
– l’immediata determinazione delle caratteristiche e delle motivazioni alla base della stessa;
– l’agevole ricostruzione formale cronologica dell’operazione;
– la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l’individuazione dei vari livelli di responsabilità e controllo.
Ciascuna registrazione contabile deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. Pertanto, è compito di ciascun Destinatario a ciò deputato fare in modo che la documentazione di supporto sia facilmente reperibile e ordinata secondo criteri logici e in conformità alle disposizione e procedure aziendali.
Nessuno può effettuare qualunque tipo di pagamento nell’interesse dell’ AVO Regionale Piemonte ODV in mancanza di adeguata documentazione di supporto.
I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto sono tenuti a riferirne tempestivamente al proprio superiore.
6.2 Controlli interni
Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, verificare e perseguire le attività dell’ AVO Regionale Piemonte ODV con il fine di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure, proteggere i beni strumentali, gestire efficacemente le attività sociali e fornire con chiarezza informazioni veritiere e corrette sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria della AVO Regionale Piemonte ODV nonché individuare e prevenire i rischi in cui l’associazione possa incorrere.
E’ compito dell’ AVO Regionale Piemonte ODV diffondere, a tutti i livelli, una cultura interna caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli e orientata all’esercizio del controllo stesso.
6.3 Antiriciclaggio
l’AVO Regionale Piemonte ODV si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni, sia nazionali che internazionali, in tema di antiriciclaggio. A tal fine l’AVO Regionale Piemonte ODV ha adottato apposite procedure che prevedano:
– identificazione dei fornitori;
– il divieto di accettare e eseguire ordini di pagamento provenienti da soggetti non identificabili, non presenti in anagrafica e dei quali non sia tracciabile il pagamento (importo, nome/denominazione, indirizzo e numero di conto corrente) o qualora non sia assicurata, dopo l’esecuzione di controlli in sede di apertura/modifica di anagrafica fornitori/clienti a sistema, la piena corrispondenza tra il nome del fornitore e l’intestazione del conto su cui far pervenire il pagamento;
– l’obbligo di utilizzare operatori finanziari abilitati per la realizzazione di ciascuna delle operazioni di cui sopra;
– il divieto di utilizzo del contante o altro strumento finanziario al portatore, a eccezione di quanto previsto nelle disposizioni interne, per qualunque operazione di incasso, pagamento, trasferimento fondi, impiego o altro utilizzo di disponibilità finanziarie, nonché il divieto di utilizzo di conti correnti o libretti di risparmio in forma anonima o con intestazione fittizia.
Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con fornitori non occasionali ed altri partner in relazioni d’affari di lungo periodo, debbono esser chiariti l’integrità morale, la reputazione ed il buon nome dell’interlocutore.
7. Informazioni riservate e tutela della privacy
Le attività dell’ AVO Regionale Piemonte ODV richiedono costantemente l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, documenti e informazioni attinenti a negoziazioni, operazioni e contratti.
Le banche dati dell’ AVO Regionale Piemonte ODV possono contenere, inoltre, dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy, dati che non possono essere resi noti all’esterno e infine dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni all’ AVO Regionale Piemonte ODV stesso.
Ciascun Destinatario è quindi tenuto a tutelare la riservatezza e confidenzialità delle informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.
Tutte le informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati dai Destinatari attraverso le proprie mansioni non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate.
Ciascun Destinatario dovrà:
– acquisire e trattare solamente i dati necessari e direttamente connessi alle sue funzioni;
– conservare detti dati in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza;
– comunicare e divulgare i dati nell’ambito delle procedure prefissate da parte dell’ AVO Regionale Piemonte ODV ovvero previa autorizzazione della persona a ciò delegata;
– determinare la natura confidenziale e riservata delle informazioni ai sensi di quanto prescritto dalle procedure prefissate da parte dell’ AVO Regionale Piemonte ODV.
l’AVO Regionale Piemonte ODV si impegna a proteggere le informazioni ed i dati relativi ai propri Destinatari e ai terzi e ad evitare ogni uso improprio degli stessi.
8. Segnalazioni all’Organismo di Vigilanza
Il controllo circa il rispetto del Codice Etico è affidato all’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.lgs. 231/01. Quanto al Codice Etico, competono all’Organismo di Vigilanza i seguenti compiti:
– controllare il rispetto del Codice Etico, nell’ottica di evitare il pericolo della commissione dei reati previsti dal Decreto;
– formulare le proprie osservazioni in merito alle problematiche di natura etica che dovessero insorgere nell’ambito delle decisioni aziendali ed alle presunte violazioni del Codice Etico ad esso riferite;
– supportare operativamente nella interpretazione e attuazione del Codice Etico, quale strumento di riferimento costante del corretto comportamento da tenere durante lo svolgimento della propria attività;
– seguire e supportare la revisione periodica del Codice Etico, anche attraverso proprie proposte di adeguamento /o aggiornamento;
– segnalare agli organi competenti le eventuali violazioni del Codice Etico, suggerendo la sanzione da irrogare e verificando l’effettiva applicazione delle misure eventualmente irrogate.
Tutti i Destinatari possono segnalare, per iscritto ed in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Organismo di Vigilanza che provvede ad un’analisi della segnalazione, ascoltandone eventualmente l’autore ed il responsabile della presunta violazione. L’Organismo di Vigilanza agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di discriminazione o penalizzazione. È inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
Al fine di consentire il puntuale rispetto delle previsioni di cui al presente paragrafo, è disponibile la casella di posta elettronica avopiemonte@gmail.com oppure, in alternativa, le segnalazioni possono essere anche trasmesse all’indirizzo di posta ordinaria: Organismo di Vigilanza AVO Regionale Piemonte ODV
, C.so Unione Sovietica 220/d – 10134 Torino.
L’Organismo di Vigilanza è rappresentato dal presidente dell’ associazione.